Daten auf Vorrat

Personenbezogene Daten werden in verschiedener Form erhoben. Ob durch Kontaktformulare, Newsletter-Anmeldungen oder Benutzerkonten – Unternehmen sammeln Daten von Kunden, Nutzern und Interessenten. Dabei kommt es häufig vor, dass zu viele Daten erhoben bzw. bereitgestellt werden. Dies kann nicht nur das Vertrauen der Betroffenen beeinträchtigen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

 

Ursachen übermäßiger Datenerhebung

1. Unklare Zweckbindung

Oftmals wissen Unternehmen selbst nicht genau, welche Daten sie für welchen Zweck benötigen. Dies führt dazu, dass Daten „auf Vorrat“ gesammelt werden, ohne klare Zweckbindung. Dies steht im Widerspruch zu den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Fehlende oder unzureichende Datenschutzschulungen

Mitarbeiter, die für die Datenerhebung zuständig sind, haben nicht immer die notwendige Schulung im Bereich Datenschutz. Dies führt dazu, dass sie mehr Daten abfragen, als notwendig ist.

3. Technische Voreinstellungen

Viele Formulare und Tools zur Datenerhebung sind standardmäßig so konfiguriert, dass sie eine Vielzahl von Daten erheben. Dies kann von den Verantwortlichen übersehen werden und zur unbeabsichtigten Übererhebung führen.

 

Risiken und Folgen

1. Rechtliche Konsequenzen

Die DSGVO sieht bei Verstößen gegen die Prinzipien der Datenminimierung und Zweckbindung empfindliche Strafen vor. Bußgelder können bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

2. Verlust des Vertrauens

Wenn Nutzer feststellen, dass mehr Daten erhoben werden, als notwendig, kann dies zu einem Vertrauensverlust führen. Betroffene könnten sich weigern, weitere Daten preiszugeben, oder sogar bestehende Beziehungen beenden.

3. Erhöhtes Risiko für Datenschutzverletzungen

Je mehr Daten ein Unternehmen sammelt, desto höher ist das Risiko, dass diese Daten missbraucht oder Opfer von Datenpannen werden. Dies kann zu erheblichen Schäden für die betroffenen Personen führen.

 

Empfehlungen für den Umgang mit übermäßiger Datenerhebung

1. Dateninventur und -analyse

Unternehmen sollten regelmäßig eine Bestandsaufnahme der erhobenen Daten durchführen und prüfen, ob diese tatsächlich notwendig sind. Nicht benötigte Daten sollten unverzüglich gelöscht werden.

2. Schulungen und Sensibilisierung

Mitarbeiter müssen regelmäßig im Bereich Datenschutz geschult werden. Sie sollten verstehen, warum Datenminimierung wichtig ist und wie sie dies in ihrer täglichen Arbeit umsetzen können.

3. Datenschutz durch Technikgestaltung

Bereits bei der Entwicklung und Auswahl von Tools zur Datenerhebung sollten datenschutzfreundliche Voreinstellungen getroffen werden. Formulare sollten standardmäßig nur die notwendigen Daten abfragen.

4. Klare und transparente Datenschutzrichtlinien

Unternehmen sollten klare und transparente Datenschutzrichtlinien kommunizieren. Nutzer sollten wissen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden. Einfache und verständliche Erklärungen fördern das Vertrauen und die Bereitschaft, Daten preiszugeben.

5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Die Datenschutzmaßnahmen sollten regelmäßig überprüft und an aktuelle rechtliche und technische Entwicklungen angepasst werden. Dies stellt sicher, dass die Datenerhebung stets den aktuellen Anforderungen entspricht.

 

Fazit

Übermäßige Datenerhebung stellt sowohl rechtlich als auch im Hinblick auf das Vertrauen der Nutzer ein erhebliches Risiko dar. Unternehmen sind gut beraten, diesem entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Durch eine gezielte Dateninventur, regelmäßige Schulungen und datenschutzfreundliche Technikgestaltung können die Prinzipien der Datenminimierung und Zweckbindung effektiv umgesetzt werden. Nur so lassen sich rechtliche Risiken minimieren und das Vertrauen der Nutzer langfristig sichern.