Auftragsverarbeitung

In der modernen datengetriebenen Wirtschaft ist die Auftragsverarbeitung eine gängige Praxis, bei der Unternehmen personenbezogene Daten durch Dritte verarbeiten lassen.

Diese Beziehungen sind besonders im Licht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von zentraler Bedeutung, da sie spezifische Verpflichtungen und strenge Regelungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten festlegen.

Was ist ein Auftragsverarbeitungsverhältnis?

Ein Auftragsverarbeitungsverhältnis entsteht, wenn ein Unternehmen (der Auftraggeber) einen externen Dienstleister (den Auftragsverarbeiter) beauftragt, personenbezogene Daten in seinem Namen zu verarbeiten. Diese Konstellation ist typisch für Dienstleistungen wie Cloud-Speicher, Lohnabrechnung, E-Mail-Marketing und viele weitere IT-gestützte Services.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die DSGVO setzt klare Richtlinien für Auftragsverarbeitungsverhältnisse fest, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten auch bei der Verarbeitung durch Dritte angemessen geschützt werden. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

Verträge: Zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragsverarbeiter muss ein Vertrag existieren, der spezifisch die Rechte und Pflichten beider Parteien bezüglich des Datenschutzes regelt.

Zweckbindung: Der Auftragsverarbeiter darf die Daten nur nach den dokumentierten Weisungen des Auftraggebers verarbeiten und für keine anderen Zwecke verwenden.

Sicherheitsmaßnahmen: Der Auftragsverarbeiter muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Unterauftragsverhältnisse: Falls der Auftragsverarbeiter beabsichtigt, weitere Auftragsverarbeiter (Unterauftragnehmer) einzubeziehen, benötigt er dazu die vorherige schriftliche Genehmigung des Auftraggebers.

Datenübertragungen: Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden sollen. Hier müssen zusätzliche Vereinbarungen und Schutzmaßnahmen getroffen werden, um das Datenschutzniveau der DSGVO zu gewährleisten.

Verpflichtungen des Auftraggebers

Der Auftraggeber trägt die letztendliche Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Zu seinen Pflichten gehört:

• Auswahl eines zuverlässigen Auftragsverarbeiters, der die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen garantieren kann.
• Bereitstellung klarer, dokumentierter Weisungen an den Auftragsverarbeiter.
• Überprüfung der vom Auftragsverarbeiter getroffenen Sicherheitsmaßnahmen.
• Regelmäßige Auditierung des Auftragsverarbeiters, um Compliance sicherzustellen.

Verpflichtungen des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter muss:

• Daten ausschließlich gemäß den Weisungen des Auftraggebers verarbeiten.
• Geeignete Sicherheitsmaßnahmen implementieren und aufrechterhalten.
• Den Auftraggeber unverzüglich über jede Datenpanne informieren.
• Gewährleisten, dass die Mitarbeiter, die Zugang zu den Daten haben, entsprechend der Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Fazit

Auftragsverarbeitungsverhältnisse spielen eine zentrale Rolle im Datenschutzmanagement von Unternehmen. Die strikte Einhaltung der in der DSGVO festgelegten Verpflichtungen ist essentiell, um die Integrität und Sicherheit personenbezogener Daten zu schützen und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen müssen daher sorgfältig die Auswahl ihrer Dienstleister prüfen und durch kontinuierliche Überwachung und Audits sicherstellen, dass diese die gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen konsequent erfüllen.