Auskunft und Datenkopie

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union hat den Datenschutz für Einzelpersonen innerhalb der EU erheblich gestärkt. Eine zentrale Bestimmung ist dabei Art. 15 DSGVO, der das Auskunftsrecht der betroffenen Person regelt. Dieses Recht ist ein wesentlicher Bestandteil der Transparenzpflichten, die Unternehmen und Organisationen auferlegt werden. Im Folgenden werden der Umfang der Auskunftspflicht und das Recht auf eine Datenkopie detailliert erläutert.

Umfang der Auskunftspflicht

Nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO hat jede betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten, die sie betreffen, verarbeitet werden. Wird dies bejaht, hat die betroffene Person das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die folgenden Informationen:

1. Verarbeitungszwecke: Der Verantwortliche muss offenlegen, zu welchen Zwecken die personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
2. Kategorien personenbezogener Daten: Es muss dargelegt werden, welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.
3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern: Informationen darüber, an wen die personenbezogenen Daten weitergegeben wurden oder werden, müssen bereitgestellt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder internationalen Organisationen.
4. Geplante Speicherdauer: Der Verantwortliche muss angeben, wie lange die Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.
5. Rechte der betroffenen Person: Informationen über das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch gegen die Verarbeitung müssen mitgeteilt werden.
6. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Die betroffene Person muss über ihr Recht informiert werden, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen.
7. Herkunft der Daten: Falls die Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben wurden, muss die Quelle der Daten offengelegt werden.
8. Automatisierte Entscheidungsfindung: Informationen über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer solchen Verarbeitung für die betroffene Person.

Recht auf eine Datenkopie

Neben der Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten hat die betroffene Person gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu erhalten. Diese Kopie muss in einem gängigen elektronischen Format bereitgestellt werden, sofern die betroffene Person keinen anderslautenden Antrag stellt.

Die erste Kopie der personenbezogenen Daten muss kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Für alle weiteren Kopien, die von der betroffenen Person angefordert werden, kann der Verantwortliche eine angemessene Gebühr auf Grundlage der Verwaltungskosten erheben.

Das Recht auf eine Datenkopie darf jedoch die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. Dies bedeutet, dass der Verantwortliche sorgfältig abwägen muss, inwieweit durch die Bereitstellung der Datenkopie sensible Informationen über andere Personen preisgegeben werden könnten.

Fazit

Art. 15 DSGVO stellt sicher, dass betroffene Personen umfassend über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden und das Recht haben, diese Daten einzusehen. Dieses Auskunftsrecht ist ein wesentlicher Bestandteil des Datenschutzes und der Transparenzpflichten, die Unternehmen und Organisationen gegenüber den betroffenen Personen haben. Sollten Sie eine Auskunftsanfrage erhalten, müssen Sie als verantwortliche Stelle die Datenauskunft innerhalb eines Monats bereitstellen. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, droht Ihnen ein Bußgeld. Da die Bereitstellung aller Daten mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen kann, sollten Sie sofort den Datenschutzbeauftragten über das Auskunftsbegehren informieren. Dieser sollte den Prozess leiten und mit Ihnen zusammen das Auskunftsdokument bereitstellen.

In Betrieben, in denen es zu häufigen Auskunftsanfragen kommt, wie z.B. bei Onlineshops, ist es ratsam den Prozess, unter Anleitung des Datenschutzbeauftragten, an eine andere Fachabteilung abzugeben.