Aufbewahrungs-/Löschfristen

 

Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung gängiger Dokumente und der jeweiligen Löschfristen. Bitte beachten Sie, dass einzelne Dokumente, je nach Kontext, unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen können. Die Liste dient zur Orientierung und für die Vollständigkeit wird keine Haftung übernommen. Bitte prüfen Sie im Zweifelsfall mit Ihren Beratern die individuellen Löschfristen, die für Sie und Ihre Daten gelten.

Dokument Aufbewahrungs-frist in Jahren
Abrechnungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Akkreditive 6
Aktenvermerke,
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege
6
10
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) 10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 10
Aufzeichnungen 10
Ausgangsrechnungen 10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege
wenn sonstige
10
6
Bankbelege 10
Bankbürgschaften nach Vertragsende 10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) 10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation 10
Buchungsbelege 10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)
als Buchungsbeleg
6
10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 10
Dateien, Beschreibungen der 10
Dateiverzeichnisse 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 10
Datensicherungsregeln 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,
Lizenzen, Zollunterlagen etc.)
 10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10
Eingabedatenformate 10
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu 10
Einheitswertunterlagen 10
Essensmarkenabrechnungen 10
Exportunterlagen 10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung
bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege
 10
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen
soweit Buchungsbeleg
 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),
als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften
6
10
Geschenknachweise 10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) 10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriften im Sinne von “umgekehrten Rechnungen” 10
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich
 10
Hauptabschlussübersicht 10
Inventare (§ 240 HGB) 10
Investitionszulage (Unterlagen) 6
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen,
wenn handels- oder steuerrechtlich relevant
z.B. für Vorratsbewertung
 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel
10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluss (§ 290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) 10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,
wenn Buchungsbeleg
6
10
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen 10
Lagerbuchführungen 10
Lieferscheine,
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung
6
10
Lohnbelege als Buchungsbelege 10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen 6
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion 10
Mahnbescheide und
Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und
inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)
 6
Maske (Bildschirm-, Druck-) 10
Menu-Übersicht 10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Nachnahmebelege 10
Nebenbücher 10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege 10
Preislisten,
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen
6
10
Programmablaufbeschreibungen 10
Programmverzeichnisse 10
Protokolle*, als Handelsbrief 6
Prozessakten 10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Quittungen 10
Rechnungen an Unternehmer 10
Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)
 2
Reisekostenabrechnung 10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen,
wenn Bilanzunterlagen
6
10
Scheck- und Wechselunterlagen,
als Buchungsbeleg
6
10
Schriftwechsel 6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen 10
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Systemhandbücher 10
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege 10
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege 10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung 6
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen),
wenn Buchungsbelege
6
10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege 10
Versicherungspolicen,
nach Ablauf der Versicherung
10
6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege
 10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Wechsel 10
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10